Meer tijd nodig? 7 tips om beter te delegeren.

Ik spreek veel leidinggevenden die het echt lastig vinden om goed te delegeren, terwijl ze ervan balen dat ze zo weinig tijd hebben. 

Zo sprak ik laatst een ondernemer die zoveel taken van anderen op z’n schouders had genomen, dat hij niet toekwam aan zijn eigen rol: ondernemen. Als ondernemer lekker aan de slag met klanten, marktontwikkelingen, nieuwe producten en ideeën, stip op de horizon, noem maar op. Dat is wat hij wilde, hij zat echter volledig vast in de dag-dagelijkse operationele taken. En hoe kwam dat? Niet omdat hij geen team van mensen om zich heen had, zijn bedrijf was inmiddels groot genoeg. Het zat ‘m in dit geval in het niet goed kunnen delegeren.

7 tips om ervoor te zorgen dat je een kei wordt in delegeren:

  1. Laat je beperkende overtuiging los. Als je diep in je hart vindt dat je het allemaal zelf het beste kunt, dan zal je nooit goed gaan delegeren. En weet je, als je dit werkelijk vindt, dan heb je de verkeerde mensen om je heen verzameld. Je geeft op die manier je medewerkers geen goede kans. Ja, ze doen het misschien niet op jouw manier, maar dat wil niet zeggen dat hun manier ook niet goed is.

  2. Houd je eigen rol voor ogen. Bij elke taak die je op je wilt nemen, vraag je af of deze bij jouw rol hoort of die bij een ander. Als de taak eigenlijk voor een ander is, delegeer! Doe het nooit zelf omdat dat misschien sneller gaat, of dat je een ander wilt ontzorgen, of omdat het wel even tussendoor kan. Door iedere keer de ‘rollen-check’ te doen, is dat niet alleen goed voor jou en je tijd. Het is ook goed voor de ander: ze leren, krijgen zelfvertrouwen, worden meer zelfredzaam. 

  3. Zorg voor medewerkers die je vertrouwt. Vertrouwen betekent in dit geval dat je medewerkers hebt met de juiste kennis, ervaring en instelling. Maar ook dat je medewerkers goed weten welke taken ze zelfstandig kunnen oppakken en waar ze van jouw kant nog hulp bij nodig hebben. Zodat jij je geen zorgen maakt of de ‘boel wel onder controle is’.

  4. Ken je medewerkers goed. Weet waar ze goed in zijn, waar ze op ‘aan’ gaan, wat hun natuurlijke talenten zijn. Als je ze taken geeft die passen bij hun talent, dan is de kans op succes vele malen groter. Het resultaat wordt beter, het werk wordt effectiever gedaan en het is nog goed voor het zelfvertrouwen en werkplezier ook!

  5. Wees ultra duidelijk. Ga er niet vanuit dat mensen wel zullen begrijpen wat er van ze verwacht wordt, of dat ze dat toch zelf wel kunnen bedenken. Als je delegeert, geef dan niet alleen aan om welke taak het gaat, maar ook welk resultaat je verwacht en in welk tijdsbestek. En wil je tussentijdse updates, geef dat dan aan! 

  6. Sluit de lus. Als je delegeert zorg er dan voor dat je een terugkoppeling krijgt over het resultaat. Anders delegeer je naar een voor jou open einde. En voor dat je het weet heb je alle gedelegeerde taken op een controle lijstje staan en ben je iedereen aan het opvolgen. Dan kost het nog veel tijd en voordat je het weet stap je in de valkuil van het zelf doen, dat gaat immers sneller? Voorkom dat dus door goede afspraken te maken over de terugkoppeling.

  7. Maak ze verantwoordelijk. Als je delegeert, maak de betreffende medewerker(s) dan ook verantwoordelijk voor het resultaat. Dat betekent dat zij naar jou toe moeten komen als er problemen zijn of als ze meer tijd nodig hebben. Door ze verantwoordelijk te maken en te houden, leer je ze om zelfstandig worden. Dat geeft echt meer werkvoldoening voor hen en minder kopzorg voor jou.

Veel succes met het toepassen van deze tips. Ik ben erg benieuwd naar jouw praktijkvoorbeelden en/of andere tips die je hebt. Super als je die wilt delen.

 

Dit is een artikel van Impact-Helden, Esther Loorbach.

Met meer dan 20 jaar senior leidinggevende ervaring en veel kennis op gebied van strategie en leiderschap, help ik ondernemers meer tijd te krijgen om te doen wat ze echt leuk vinden: ondernemen!

Heb je interesse in een gratis sessie zodat ik je nog meer waardevolle tips kan geven, specifiek voor jouw persoonlijke situatie?

Ik plan graag een gesprek met je in.

 

Ik ben te bereiken op +31 6 24288333 en via estherloorbach@impact-helden.nl

Contact: +31 6 24288333 | estherloorbach@impact-helden.nl | Adres: Oostvoornestraat 8, 2729 DC Zoetermeer